[Kilka słów o…] Samochód w działalności gospodarczej

Szanowni Państwo!
Rozpoczynamy publikację serii mini-poradników "Kilka słów o…", poruszających podstawowe, naczęściej występujące w Państwa zapytaniach zagadnienia księgowe. Celem przyświecającym zamieszczaniu tych krótkich artykułów jest próba zarysowania pewnych konturów w funkcjonowaniu metod i procedur, obowiązujących w księgowości. Mamy nadzieję, że publikacje te przyczynią się do podwyższenia jakości w świadczeniu usługi Taxe, a w szczególności do usprawnienia komunikacji na linii "klient – księgowy".

Pierwszym poruszanym tematem będzie zagadnienie użytkowania samochodu w działalności gospodarczej.

1. Samochód jako środek trwały.

O samochodzie jako środku trwałym możemy mówić wtedy, gdy stanowi on własność podatnika a jego przewidywany okres użytkowania wynosi więcej niż rok oraz został ujęty w Ewidencji Środków Trwałych firmy.

Dodanie samochodu do Ewidencji Środków Trwałych może się odbyć na podstawie faktury, rachunku, umowy zakupu (jeżeli został zakupiony bezpośrednio na firmę) oraz wypełnionego druku OT. W przypadku braku dokumentu nabycia należy wypełnić OT wyceniając samochód wg wartości rynkowej (sprawdzając wartość podobnego na allegro czy otomoto) oraz dołączyć dowód rejestracyjny.

Jeżeli korzystasz z usługi Taxe…
Formularz OT jest dostępny w Panelu Klienta Taxe (sekcja Pomoc → Przydatne formularze).

Wartość samochodu stanowiącego środek trwały zostanie uznana jako koszt rozłożony w dłuższym okresie, zgodnie z właściwymi zasadami przeprowadzania amortyzacji.

Wszelkie wydatki związane z utrzymaniem samochodu np. paliwo, montaż instalacji gazowej, naprawy, ubezpieczenie itp. można wówczas wliczać w koszty działalności w pełnej kwocie.

2. Samochód niestanowiący majątku firmy.

W sytuacji gdy pojazd chcemy wykorzystywać do celów prowadzenia działalności gospodarczej, a nie stanowi on własności podatnika lub gdy stanowi własność podatnika, ale nie chcemy przekazać go na tzw. stan firmy, wówczas aby uznać koszty eksploatacji, zmuszeni jesteśmy prowadzić Ewidencję Przebiegu Pojazdu. Jeżeli wykorzystujemy w działalności gospodarczej kilka samochodów, to dla każdego z nich należy prowadzić odrębną ewidencję. Ewidencja wymaga dokumentowania każdej podróży w celach związanych z prowadzoną działalnością.

Prawidłowo prowadzona EPP powinna zawierać:

– imię i nazwisko i adres osoby użytkującej pojazd;
– numer rejestracyjny pojazdu;
– pojemność silnika wyrażoną w cm³;
– kolejny numer wpisu;
– stawkę za km;
– trasę (skąd – dokąd);
– datę i cel wyjazdu;
– liczbę przejechanych kilometrów.

Obliczenie maksymalnej kwoty kosztów, jaką można wprowadzić do rejestrów księgowych, sprowadza się do pomnożenia stałej stawki za 1km przez ilość przebytych kilometrów. W przypadku samochodów o pojemności silnika do 900 cm³, stawka za 1 km przebiegu wynosi 0,5214. Dla pojazdów o pojemności silnika powyżej 900 cm³, stawka za 1 km to 0,8358.

Po zakończeniu miesiąca wykonujemy podsumowanie. Dodajemy przemnożone wartości i porównujemy je z całkowitą sumą poniesionych wydatków. Wysokość kosztu, jaki może zostać uznany, określa mniejsza z tych dwóch wartości.

Przykładowa ewidencja przebiegu pojazdu:

Numer
kolejny
wpisu
Data
wyjazdu
Cel
wyjazdu
Opis trasy
(skąd dokąd)
Liczba faktycznie
przejechanych
kilometrów
Stawka
za 1 km
przebiegu
Kwota
przysługującego
limitu
Podpis
podatnika
Uwagi
1. 2013-02-06 spotkanie z klientem Rzeszów- Warszawa 303 0.5214 157,98    
2. 2013-02-07 szkolenie Kraków – Poznań 445 0.5214 232,02    
3. 2013-02-07 spotkanie z klientem Gdańsk- Łódź 339 0.5214 176,75    
        1087   566,75    

 

Przykładowe zestawienie kosztów:

Koszt Kwota
Paliwo 150 zł
Przegląd techniczny 120 zł
Opony 800 zł
SUMA: 1070 zł

Po wykonaniu podsumowania, porównujemy nasze wartości. Przysługujący limit za przejechane kilometry jest niższy, niż wysokość wydatków jakie ponieśliśmy w związku z użytkowaniem samochodu. W poczet kosztów możemy więc dopisać kwotę nie większą niż 566,75 zł.

Jeżeli korzystasz z usługi Taxe…
… Ewidencja Przebiegu Pojazdu może być prowadzona za pośrednictwem wbudowanej funkcjonalności, znajdującej się w sekcji Moje rejestry → Ewidencja Przebiegu Pojazdu.

 

3. Koszty a VAT

Przy zakupie samochodu osobowego, możemy odliczyć 60% wysokości podatku VAT znajdującego się na fakturze zakupu, ale nie więcej niż 6 000 zł, oczywiście pod warunkiem, że nabywca jest czynnym płatnikiem VAT. Jeśli przeprowadzamy przegląd techniczny, zakupujemy części lub gdy dokonujemy napraw, wówczas VAT możemy odliczyć w całości. Wyjątkiem są faktury za paliwo, gdzie dla samochodów osobowych nie jest możliwe odliczenie podatku VAT.

W przypadku samochodów ciężarowych, możemy dokonać pełnego odliczenia VAT zarówno od paliwa jak i od zakupu. Warunkiem jednak jest, aby samochód spełniał odpowiednie warunki potwierdzone dodatkowym badaniem technicznym.

 

 

2 myśli nt. „[Kilka słów o…] Samochód w działalności gospodarczej

  1. PK

    Więcej takich artykułów, można by dodac jeszcze leasing i tabelkę z wadami  i zaletami każdego rozwiązania. Pozdrawiam

  2. Michał

    Bardzo fajny artykuł – byle więcej takich – przyda się takie kompendium wiedzy na pewne tematy.

Możliwość komentowania jest wyłączona.